Wäre es nicht großartig, die Hälfte seiner Tätigkeiten aus dem Tagesplan zu streichen und am Ende doppelt so viel erreicht zu haben? Das ist nicht unmöglich.
Im ersten Teil von diesem Blog wurden unter anderem die Wichtigkeiten der Selbstwirksamkeit und dem Rubikon Prozess nach Storch und Krause erläutert. Im zweiten Teil soll die Aufmerksamkeit dem Zeitmanagement gewidmet werden, auf welches beispielsweise das Methoden auswählen, Aufgaben planen und Prioritäten setzen fallen.
Zu Beginn des Studiums sollte sich jeder Studierende unter anderem bezüglich seiner eigenen Ziele klar werden und diese schriftlich festhalten. Seiwert beschreibt die Wichtigkeit der Zielformulierung nach Descartes.[1] Wenn Seiwert von der Salamitaktik spricht meint er damit, dass viele kleine Teilziele gesetzt werden sollen, welche dann am Ende zum grossen Ziel führen. So dient jede Zielerreichung auch der eigenen Selbstwirksamkeit. Wichtig hierbei ist, dass die Ziele realistisch formuliert werden. Das Fals-Hope Syndrom, welches auf Janet Polivy zurückzuführen ist, zeigt auf, weshalb das Scheitern respektive Nichterreichen der Ziele passiert. Sind die gesteckten Ziele zu hoch und unrealistisch, werden sie nicht erreicht und führen zu Frustration. Die Folge ist dann meist das Aufgeben der Ziele. Ist die Zielformulierung erledigt, können dann Prioritäten und Termine gesetzt werden.
Das Pareto-Prinzip
Ein interessantes Prinzip ist das Pareto-Prinzip.[2] Das Pareto-Prinzip sagt aus, dass mit 20 % Aufwand 80 % der Ergebnisse erzielt werden. Es gilt also herauszufinden welche 20 % nötig sind, um die 80 % «Erfolg» zu verzeichnen. Folglich bedeutet dies, dass die restlichen 80 % Aufwand lediglich 20 % der Ergebnisse ausmachen. Der Ursprung hatte dieses Prinzip bereits 1897, als es von dem italienischen Soziologen und Ökonom V. Pareto entdeckt wurde. Er stellte bei seiner Untersuchung in England fest, dass 20 % der Bevölkerung 80 % des Vermögens besassen.[3]
Die ABC-Analyse
Eine Methode anstehende Aufgaben und Ziele in Kategorien zu unterteilen bietet das Eisenhower Prinzip, welches auf dem General Dwight D. Eisenhower (1890 bis 1969) beruht.
ABC-Analyse (Quelle: selber erstellt)
Mithilfe dieser Methode werden wichtige und unwichtige Aufgaben ersichtlich.[4] Die Wichtigkeit kann auch gleichgesetzt werden mit der Dringlichkeit. In der heutigen Zeit muss immer alles gleich jetzt und sofort sein. Da ist es umso relevanter, dass man klar festlegt, welche Aufgaben sofort erledigt werden müssen, welche man delegieren kann oder gar komplett eliminiert, und welche Aufgaben man auf später terminiert. Eisenhower unterteilt die Aufgaben in A Aufgaben, B Aufgaben und C Aufgaben.
Die ALPEN-Methode
Eine weitere Methode, die man sich zu Nutze machen kann ist die Alpen Methode. Studierende können damit ihren Tag in fünf Stufen planen.[5] Diese Methode kann täglich angewendet werden und benötigt lediglich 5-10 Minuten Zeit. Mithilfe der Alpen Methode werden realistische Tagespläne erstellt, welche auch erreichbar sind und dann erneut motivieren und folglich wiederum auf die Selbstwirksamkeit wirken.
Aufgaben: Hier werden Aufgaben und Termine aufgeschrieben, Check-Listen erstellt sowie wahrzunehmende Termine notiert.
Länge: Zu jeder Aktivität wird nun der geschätzte Zeitaufwand notiert. Die Bearbeitung erfolgt dadurch konzentrierter, weil man weiss, dass man nur die besagte Zeit dafür nutzen kann.
Pufferzeit: Wie ein schönes Sprichwort sagt, kommt es immer anders wie man denkt. Daher ist es wichtig, sich auch Pufferzeit einzuplanen. Hierbei gibt es verschiedene Ansätze. Wenn man beispielsweise 40 % seiner Zeit als Puffer benutzt, fährt man erfahrungsgemäss gut damit.[6] In dieser Zeit finden dann unvorhergesehene Termine oder Aufgaben, sowie auch die spontanen Aktivitäten, statt.
Entscheidungen treffen: Prioritäten müssen gesetzt werden. Dies kann beispielsweise anhand des Eisenhower Prinzips geschehen.
Nachkontrolle: Unerledigte Aufgaben werden übertragen, oder dann gestrichen, weil sie nicht wirklich relevant sind. Auch hierbei kann die Eisenhower Methode hilfreich sein.
Biorhythmus
Als letztes soll noch kurz der Biorhythmus erwähnt werden. Die Leistungskurve ist individuell. Der eine ist ein Morgenmensch und in den Morgenstunden besonders produktiv und der andere leistet abends mehr als wenn er den Tag früh beginnt. Aufgrund der Erkenntnisse von Dr. Wilhelm Fliess aus Berlin[7] ist es wertvoll, sich nach seinem eigenen Biorhythmus zu richten um seiner Leistung voll auszuschöpfen.
Fazit
Auch wenn das Pensum eines Fernstudiums, welches oft als Teilzeitstudium neben Job und Familie einhergeht, hoch ist, ist es realistisch und machbar alles unter einen Hut zu bringen und erst noch Zeit fürs eigene Hobby zu finden. Die kurz vorgestellten Methoden helfen dabei, Wichtiges und Unwichtiges zu trennen und sich auf die relevanten 20 Prozent zu konzentrieren. Kann das Lernen dann noch nach der eigenen Leistungskurve eingeplant werden und verfolgt man realistische Teilziele, steht dem Erfolg nichts mehr im Weg. Sich täglich ein paar Minuten Zeit zu nehmen für eine sorgfältige Zeitplanung bedeutet, Zeit zu gewinnen. Also? Ausprobieren – und staunen über die viele «Mehr»-Zeit die plötzlich vorhanden ist.
Fussnoten
[1] Vgl. Seiwert L. 2012, S. 16
[2] Vgl. Seiwert L. 2012, S. 18
[3] Vgl. Russel-Walling E. 2011, S. 68
[4] Vgl. Bischof A. / Bischof B. 2006, S. 47
[5] Vgl. Bischof A. / Bischof B. 2006, S. 57
[6] Vgl. Seiwert L. 2012, S. 23
[7] Vgl. Crawley J. 1996, S. 7
Literaturverzeichnis
Bischof A. / Bischof B. 2006, Selbstmanagement effektiv und effizient, 5. Auflage, Rudolf Haufe Verlag
Crawley J. 1996, Der Schlüssel zum Biorhythmus, Hugendubel Heinrich GmbH
Russel-Walling E. 2011, 50 Schlüsselideen Management, Spektrum akademischer Verlag Heidelberg
Seiwert L. 2012, Das neue 1×1 des Zeitmanagement, Gräfe und Unzer Verlag München
