Wie können Personalabteilungen von Chat GPT profitieren?

Personalabteilungen sind längst nicht mehr nur für Sachbearbeitung zuständig. Hier bündelt sich das aktuelle Know-How u.a. zu Recruiting, Employer Branding, Mitarbeiterbindung, -führung und – entwicklung.

Auch in kleinen und mittelständischen Unternehmen entwickelt sich die Erkenntnis, dass eine mitarbeiterorientierte und zukunftsgewandte Personalabteilung ein Treiber für das Wohlergehen von Organisationen ist. Doch wie sollen die zumeist nur wenigen Personaler:innen alle ihnen zugeordneten Aufgaben bewältigen?

Eine Lösung sind smarte HR-Managementsysteme (HRMS) wie Oracle, Personio, Rexx oder Capterra. Sie ermöglichen es, den Mitarbeitenden-Lebenszyklus von Bewerbung, über Vertragsabschluss, Onboarding bis hin zu Kündigung und Offboarding in einem Tool abzubilden und zu verwalten. Dennoch bleiben zahlreiche Aufgaben, die noch nicht von HRMS abgedeckt werden können. Wäre es denkbar unterstützend KI-Systeme wie Chat GPT in den Personalabteilungen zu nutzen?

Was ist und was kann Chat GPT?

Auf der website des Mutterkonzern OpenAI wird ChatGPT vorgestellt als ein Modell, das trainiert wurde, um umgangssprachlich in Dialogform zu interagieren. Es hat die Fähigkeit Folgefragen zu beantworten, Fehler zuzugeben, unangemessene Fragen abzulehnen und inkorrekte Voraussetzungen anzufechten.

Sprachmodelle revolutionieren das Arbeiten. Kaum eine Branche kann sich dem Nutzen der Chatbots dieser Large Language Modells (LLM) entziehen. Bereits seit 2020 wurde das LLM GPT-3 der Firma Open AI veröffentlicht, weitere Modelle anderer Entwicklergruppen folgten, darunter GPT Neo, Bloom und LLaMA. Die Sprachmodelle und ihre jeweiligen Konversationsagenten (Chatbots) ermöglichen die einfache sprachgesteuerte Suche nach komplexen Antworten. Das Wissen stammt bei Chat GPT dabei aus verschiedenen Quellen, die Wissen bis einschließlich September 2021 enthalten. Die LLM-Chatbots finden besonders Anwendung bei allen repetitiven Aufgaben, wie dem Schreiben von Werbetexten oder Pressemitteilungen, aber auch dem Programmieren.

Chat GPT-4 ist das aktuelle und leistungsstärkste LLM der Firma Open AI. Es kann innerhalb von Sekunden komplexe Anfragen bearbeiten, Hausarbeiten schreiben, Prüfungen bestehen und vieles mehr. Stellt der Suchende eine Anfrage, genannt Prompt, schreibt Chat GPT auf der Grundlage von statistischen Mustern und der Wahrscheinlichkeit bestimmter Textsequenzen Antworten.

Anwendungsgebiete für KI in HR-Prozessen

Zahlreiche repetitive Aufgaben in den Personalabteilungen könnten zukünftig von Chat GPT ausgeführt werden. Teile des Recruitingprozesses, des Onboardingprozesses, des Personalmarketings, aber auch Abmahnungen, qualifizierte Arbeitszeugnisse und Kündigungen können mit der richtigen Fragestellung an Chat GPT ausgelagert werden.

Einsatzgebiet	Unterstützung durch Chat GPT
Recruiting:
Stellenanzeigen	Vorschläge schreiben für Stellenanzeigen, Finden von alternativen Jobtiteln
Active Sourcing	Textvorschläge für Direktansprache von interessanten Kandidat:innen
Vorbereitung Bewerbungsgespräch	Vorschläge für speziell auf die Stelle und den Bewerbenden passende Fragen; Erstellung und Versendung biografischer Fragebogen, Erstkommunikation mit Bewerbenden
Bewerbereinladung/-absage	Schreiben der Einladung oder der Absage an Bewerbende
Kandidatenbewertung	Tabellarische Auflistung der Vor- und Nachteile für die Passung der Stelle mit dem Lebenslauf und den Zeugnissen
Personalmarketing
Unternehmensporträt	Entwerfen von an die Jobplattformen angepassten Firmenporträts
Recruiting-Kampagnen	Ideen für die konkrete Stelle betreffende Recruiting-Kampagnen
Employer Branding (EB)	Ideen für Karriere-Seite des Unternehmens und für Aktivitäten, um eigenes EB voranzubringen
Imagevideos	Skripte schreiben für Imagevideos
Arbeitnehmenden/Arbeitgebenden-Verhältnis
Arbeitsvertrag	Erstellen des Arbeitsvertrages und der Anlagen
Abmahnungen	Erstellen einer Abmahnung
Kündigung	Erstellen einer Kündigung
Onboarding
Onboarding Prozesse	Je nach Stelle und Person individuell anpassen des Onboardings
Fragen der neuen Mitarbeitenden zum Onboarding	Beantworten der Fragen
Mitarbeiterentwicklung
Online-Schulungen	Konzipieren und auch durchführen mit wiederholter Abfrage noch nicht gekonnter Inhalte
Schulungen	Relevante Schulungsangebote finden und vergleichen

Einsatzgebiete und wie Chat GPT unterstützen kann. Eigene Darstellung.

Datenschutz, Urheberrecht, Sicherheit – an was muss im Zusammenhang mit der Nutzung von KI in HR-Prozessen gedacht werden?

Bei der Nutzung von Chat GPT oder anderen LLM ist zu beachten, dass die Systeme noch immer zum „Fabulieren“ oder „halluzinieren“ neigen. Mit immer noch 20 bis 30% ausgedachter Aussagen, welche nicht belegbar sind durch Quellen, muss klar sein, dass die Texte auf keinen Fall ungelesen und unreflektiert genutzt werden dürfen. Chat GPT gibt dafür am Ende solcher Texte auch einen Disclaimer, dass es nur allgemeines und kein spezifisches Wissen hat, wobei es auch darauf trainiert werden kann.

Auch Datenschutz ist ein wichtiges Thema. Unternehmen müssen überprüfen, inwiefern dem Chatbot sensible Mitarbeitenden-Daten übergeben werden können. Wie von Sicherheitsforscher Kai Greshake nachgewiesen werden konnte, können Chatbots das Verhalten anderer Chatbots durch System-Prompts beeinflussen. Ein einfaches Abgreifen von sensiblen Daten ist dabei möglich.

Da Chat GPT von einem US-amerikanischen Unternehmen betrieben wird, ist für alle staatlichen Behörden und Unternehmen eine Nutzung aus Datenschutzgründen schon eher schwierig. Alternativ wird von der Heidelberger Firma Aleph Alpha ein europäisches großes Sprachmodell entwickelt und betrieben, das eigene Konversationsagenten (Chatbots) trainiert. Die Kunden kommen aus dem juristischen Bereich, dem Gesundheitswesen, der Finanzindustrie, der Regierung und der Verwaltung.

Und wer ist eigentlich Urheber eines von Chat GPT geschriebenen Textes? Wessen Name darf unter einem Artikel stehen, der zu großen Teilen von Chat GPT geschrieben wurde? Was ist, wenn durch Falschmeldungen in diesen Texten Fehler geschehen oder es sogar politisch zu Unruhen kommt? Wer haftet dann?

Das sind nur einige Fragen, die es aktuell noch zum Thema Urheber und Chat GPT zu klären gilt.

Fazit

Large Language Modells können durch ihre zahlreichen Einsatzmöglichkeiten die Produktivität und Qualität der Arbeit der Personaler:innen bedeutend steigern. Welche Anwendungen für welches Unternehmen in Frage kommen, kann dabei sehr unterschiedlich sein. Sorge, dass damit die Arbeit der Personalabteilungen zukünftig überflüssig werden könnte, besteht nicht. Es ist lediglich die Art der Herangehensweise an Aufgaben, die sich ändern wird. Die Prompts müssen korrekt und sehr überlegt gestellt, die Texte anschließend überprüft und angepasst werden. Durch die Zeitersparnis werden die Personaler:innen sich den wichtigen zwischenmenschlichen Aufgaben, wie Feedbackgesprächen und Mitarbeitenden-Entwicklung, aber auch Aufgabenoptimierung der Mitarbeitenden widmen können.

Um die Schwierigkeiten mit dem Datenschutz zu beachten, ist es wichtig eine klare Unternehmensrichtlinie zu verfassen, mit welchen Daten ein Chatbot trainiert bzw. „gefüttert“ werden darf und welche Daten als zu sensibel gelten.

Neben Chat GPT gibt es zahlreiche andere LLMs, welche ebenfalls weiterentwickelt werden. Gerade das LLM von Aleph Alpha kann eine für Europa sinnvolle Alternative darstellen.

Literatur

27.05.23 https://openai.com/blog/chatgpt

Gieselmann, Hartmut, 2023, Fragen statt googeln, c´t magazin für computertechnik,

Wolfnagel, Eva 2023, „Alles wird KI“, MIT Technology Review, 04/2023, Heise

Porath, Gudrun, 2023, Haufe Personal, 26.05.23 https://www.haufe.de/personal/hr-management/einsatzmoeglichkeiten-von-chatgpt-in-hr_80_586532.html

27.05.23 https://www.hrpraxis.ch/2023/03/chat-gpt-gefahr-oder-chance-fuer-das-human-resource-management.html

Chat GPT als Teamassistenz für HR? Foto von Romy Herold