Innovative Dienstplanung: KI revolutioniert deinen Arbeitsalltag

Dienstplanung zur Deckung von Grundbedürfnissen

Wer arbeitet heute im Spätdienst? Wer hat Nachtdienst?

Bei Fragen der Dienstplanung spielen komplexe Zusammenhänge wie z. B. Wünsche der Mitarbeitenden, Bedarfe der zu betreuenden Klienten, Schichtzeiten, Krankheit und vieles mehr eine bedeutende Rolle. Velten und Auf’m Meyer Hofe beschreiben, dass digital Assistenzsysteme den Prozess der Dienstplanerstellung unterstützen. Somit reduzieren sie den Aufwand für die Erstellung und Pflegekräfte erfahren eine Entlastung. Darüber hinaus können Schnittstellenaufgaben wie z. B. Berechnung von Zulagen und Zuschlägen automatisiert erfolgen.¹ Diese digital-unterstützen Systeme reichen jedoch in einer Zeit knapper werdender Ressourcen und sich ändernden Anforderungen kaum mehr aus, um sich diesen wirkungsvoll entgegenzustellen. Kopp und Schwarz bestätigen in ihrem Artikel „Industrie 4.0 aus Perspektive sozialer Innovationen“, dass „[…] eine stärkere Ausrichtung der digitalen Transformation auf gesellschaftliche Bedürfnisse und auf Ansprüche der Beschäftigten an die Gestaltung von Arbeit […]“² notwendig sei.

¹ Vgl. Velten/Auf’m Meyer Hofe (2020), S. 107
² Kopp/Schwarz (2017), S. 90

Einflussfaktoren auf die Dienstplanung der Zukunft

Der Fachkräftemangel wird in Deutschland immer spürbarer. Statista beschreibt dies wie folgt: „Damit klafft im Bereich der Sozialberufe die größte Fachkraftlücke des deutschen Arbeitsmarkts“³ und verweist hierbei auf Erhebungen aus dem Jahr 2022.

Auch die Bedarfe der Mitarbeitenden sind in einem stetigen Wandel. Betrachten wir nur die Generationen Y (Millennials) und Z (Digital Natives), welche 2021 33% der Einwohner Deutschlands ausmachen, so sind hier nach Ansicht von Personio deutliche Veränderungen in Richtung digitaler Welt zu erkennen. Zeitgleich zeigt sich damit auch ein Wandel in Bezug auf die Arbeitswelt. Ist der Generation Y eine ausgeprägte Work-Life-Balance wichtig, so präferiert die Generation Z eine stärkere Trennung zwischen Karriere und Privatleben. Dabei spielen digitale Kommunikations- und Arbeitsinstrumente eine wesentliche Rolle und sind für die „[…] Gen Z nicht mehr wegzudenken.“⁴ Es findet „[…] die Verschmelzung zwischen analog-realer und virtuell-digitaler Welt […]“⁵ statt.⁶

Nicht zuletzt knapper werdende finanzielle Ressourcen, wie sie die aktuelle Debatte um den Haushalt 2025 zeigt⁷, werden von der Sozialbranche eine hohe Effektivität im Einsatz der zur Verfügung gestellten Mittel, und somit auch eine effektive Dienstplanung erfordern. Diesen und weiteren Herausforderungen kann eine KI-gestützte Dienstplanung entgegenwirken.

³ Statista Research Department (2024)
⁴ Personio
⁵ Personio
⁶ Vgl. Personio
⁷ Vgl. Polansky (2024)

Mit künstlicher Intelligenz einen Schritt voraus

Eine automatisierte Dienstplanung, wie Sie z. B. mit dem Einsatz GamOR nach Darstellung von Velten und Auf’m Meyer Hofe möglich ist, begründet sich auf definierten Parametern und Filtern. Künstliche Intelligenz dagegen bedient sich nach Herten und Dahm zwei anderer Ansätze: Die Systeme lernen selbständig anhand von Daten, mit denen Sie gefüttert werden und daraus Muster erkennen und zum weiteren werden die Systeme mit Erkenntnissen über eine gute Dienstplanung sowie dem impliziten Wissen der Planer gespeist. Daraus entsteht ein Algorithmus, welcher durch konstante Lernerfahrung Vorschläge für eine Dienstplanung erstellt. Dies spart Ressourcen und erhöht zugleich die Arbeitsqualität und -zufriedenheit.⁸ Die KI beginnt Wissen zu entwickeln.

Diese digitale Arbeitsweise lässt zu, dass Mitarbeitende ihre individuellen Wünsche und Bedarfe z. B. von Alleinerziehenden eingeben können und die KI diese komplexen Sachverhalte und Rahmenbedingungen schnell zu einem möglichst optimalen Output vereint.

Nach Auffassung von Herten und Dahm besteht eine Aufgabe darin, der KI anzulernen, weiche Faktoren sowie Interessen zu berücksichtigen. Damit kann es gelingen Dienstplanung zum wichtigsten Instrument der Mitarbeitendenwertschätzung und somit zur Mitarbeiterbindung und -gewinnung zu machen.⁹

⁸ Vgl. Herten/Dahm (2020)
⁹ Vgl. Herten/Dahm (2020)

Ein Meilenstein für die Dienstplanung in der Pflege – ein Beispiel

Das Luzerner Kantonspital (LUKS) hat nach eigener Darstellung nach erfolgreichem Probelauf einer KI-gestützten Dienstplanung den Rollout in den Pflegeabteilungen für 2024 sowie bis 2026 auf alle Abteilungen beschlossen. Nach Ansicht des Leiters Pflege und Soziales am LUKS Michael Döring konnte durch KI zweidrittel an Planungsaufwand reduziert werden und die dadurch freigewordenen Ressourcen wieder fachspezifischer eingesetzt werden. Weiterhin beschreibt er: „Die eigene Steuerung von Präferenzen, Dienstwünschen und deren Auswirkung sowie die Hinterlegung von gesundheitsförderlichen Massnahmen tragen zur Qualität der Pläne bei“.¹⁰  Als ebenfalls positiv beschreibt Franziska Bissig (Abteilungsleiter im LUKS), dass weniger Änderungswünsche oder negative Rückmeldungen durch die KI-erstellte Dienstplanung aufkommen. Das LUKS sieht die KI gestützte Dienstplanung als wesentlichen Meilenstein ihrer Arbeitgebermarke an.¹¹

¹⁰ Luzerner Kantonsspital (2024)
¹¹ Vgl. Lücke (2024)

Fazit – KI als Möglichkeit der Zukunft

Betrachten wir die zunehmend komplexer werdenden Anforderungen an die Dienstplanung und setzen diese mit den knapper werdenden Ressourcen in Relation, so scheint eine KI-gestützte Dienstplanung – auch in Anbetracht positiver Beispiele – als eine Lösungsmöglichkeit zu dienen. Die Gewinnung und Bindung von Mitarbeitenden mit ihren differierenden Bedarfen wird in Zukunft die Sozialbranche vor große Herausforderungen stellen. Auf diese einzugehen und dabei eine Fokussierung Richtung Fachlichkeit hinzubekommen, bedarf es Systemen, die komplexe Zusammenhänge schnell erfassen und dabei die personelle Ressource entlasten.

Trotz aller positiver Eigenschaften digitaler HR Transformation und dem Einsatz von KI darf jedoch auch die kritische Stimme zur KI nicht gänzlich verstummen. Welche Folgen ein umfassender Einsatz von KI haben kann und welche Gefahren damit zusammenhängen können, zeigt die Warnung führender KI-Forscher in einem Beitrag im Handelsblatt.¹²

¹² Vgl. Deutsche Presse-Agentur GmbH (2024)

Nachweise

Literaturverzeichnis

Deutsche Presse-Agentur GmbH (2024), KI-Forscher fürchten Vergeltung bei offener Kritik, Künstliche Intelligenz, in: https://www.handelsblatt.com/technik/ki/kuenstliche-intelligenz-ki-forscher-fuerchten-vergeltung-bei-offener-kritik/100042858.html, abge-rufen am 11. 9. 2024.

Herten, B./Dahm, N. (2020), Personaleinsatzplanung mit Künstlicher Intelligenz, in: https://www.contec.de/blog/beitrag/personaleinsatzplanung-kuenstliche-intelligenz/, abge-rufen am 6. 9. 2024.

Kopp, R./Schwarz, M. (2017), Industrie 4.0 aus der Perspektive sozialer Innovationen, WSI-Mitteilungen, Hans-Böckler-Stiftung, Düsseldorf.

Lücke, S. (2024), Kantonsspital setzt bei Dienstplanung auf KI, in: https://www.bibliomed-pflege.de/news/kantonsspital-setzt-bei-dienstplanung-auf-ki, abgerufen am 11. 9. 2024.

Luzerner Kantonsspital (2024), LUKS führt automatisierte Dienstplanung ein, in: https://www.luks.ch/newsroom/luks-fuehrt-automatisierte-dienstplanung-ein, abgerufen am 11. 9. 2024.

Personio, Was ist Generation Z? Definition, Merkmale, Erwartungen, in: https://www.personio.de/hr-lexikon/generation-z/, abgerufen am 10. 9. 2024.

Polansky, M. (2024), Haushalt 2025: Zusammenfügen, was nicht zusammengeht, in: https://www.tagesschau.de/inland/innenpolitik/haushalt-ampelkoalition-112.html, abgerufen am 11. 9. 2024.

Statista Research Department (2024), Berufe mit den größten Fachkräftelücken 2022, in: https://de.statista.com/statistik/daten/studie/1326564/umfrage/berufe-mit-den-groessten-fachkraefteluecken/, abgerufen am 11. 9. 2024.

Velten, S./Auf’m Meyer Hofe, H. (2020), Digitale Assistenzsysteme in der Dienstplanung. In: Kubek, B. V./Velten, S./Eierdanz, F./Blaudszun-Lahm, A. (Hrsg.), Digitalisierung in der Pflege. Zur Unterstützung einer besseren Arbeitsorganisation, Berlin, S. 107–118.

Titelbildquelle

designed by freepik, Man hält eine Tablette und die Arbeit mit ihm, von creativeart, www.freepik.com, abgerufen am 11.09.2024 unter https://de.freepik.com/fotos-kostenlos/man-haelt-eine-tablette-und-die-arbeit-mit-ihm_902752.htm#fromView=search&page=1&position=14&uuid=b766a549-45d7-4ed6-8111-7170fb37d097

Quellverzeichnis Abbildungen

Abbildung 1: designed by freepik, Mikroprozessor mit Gehirn, von creativeart, www.freepik.com, abgerufen am 11.09.2024 unter https://de.freepik.com/fotos-kostenlos/mikroprozessor-mit-gehirn_926693.htm#fromView=search&page=1&position=1&uuid=e8071c88-7946-477d-9705-5f2b0454a3f7